MOJE SPRAWDZONE SPOSOBY NA SKUTECZNE PLANOWANIE

30.4.21

Kocham planowanie i efektywne działania. Umiejętność odpowiedniego zarządzania czasem pozwala mi na lepszą organizację naszej codzienności, realizację wszelkich założeń/celów oraz wewnętrzny spokój.

Metod planowania i kontroli naszego czasu jest sporo. Osobiście regularnie używam wielu narzędzi, które przynoszą oczekiwane korzyści. Stopniowo, metodą prób i błędów zdobywałam umiejętność skutecznego planowania. Początkowo nie było łatwo, ale z czasem pokochałam to robić. Od dawna tworzę checklisty dzienne, tygodniowe i miesięczne, dzięki którym wiele mam pod kontrolą.  Skrupulatnie zapisuję w kalendarzu ważne sprawy, wizyty, wydarzenia czy też urodziny bliskich, dzięki czemu o niczym nie zapominam. 

Nie lubię siedzieć bezczynnie. Im więcej mam na głowie, tym lepiej jestem zorganizowana. Szczególnie uzmysłowił mi to okres studiów, gdy studiowałam dziennie (dwie specjalizacje), pracowałam w szkole prywatnej w pełnym wymiarze godzin, prowadziłam własną działalność, organizowałam warsztaty plastyczne dla dzieci, byłam wiceprzewodniczącą ds. PR w NZSie, miałam czas na swoje pasje i spotkania z bliskimi. Przyjaciele i znajomi często żartowali, że potrafię się teleportować, gdyż wykonanie tylu zadań w jednym dniu nie jest możliwe. Wiele jednak zależy od naszego zaangażowania, wyznaczonych priorytetów i odpowiedniej organizacji.

Dziś, będąc pracującą mamą dwulatka, wiem, że nie można wszystkiego zaplanować i niekiedy najlepszym rozwiązaniem jest spontaniczność. Staram się jednak utrzymywać naszą rutynę (dzieci ją uwielbiają), czerpać z każdej chwili i umiejętnie odpuszczać lub przenosić zadania na kolejne dni (w przypadku niepowodzenia).

Jak rozpocząć skuteczne planowanie?

Podstawą dobrego planowania jest oczywiście znalezienie odpowiedniej techniki. Dawniej korzystałam wyłącznie z kalendarza szkolnego i nadal jestem mu wierna. Gdy wyszłam za mąż, a następnie zaszłam w ciążę, poczułam potrzebę znalezienia dodatkowych rozwiązań. Takich, które skutecznie pomogą w organizacji czasu całej rodziny. Aktualnie regularnie korzystam z kilku dość znanych i sprawdzonych narzędzi

1. PLANER RODZINNY - PLANU

Początki macierzyństwa były trudne, ale to właśnie wspólne rozpisywanie zadań, wizyt lekarskich, wydarzeń, zajęć i egzaminów męża oraz wprowadzenie rutyny w życiu naszego maluszka ułatwiały nam dni. Z czasem, dzięki dobrej organizacji, znalazłam czas dla siebie i swoich pasji. Gdy wróciłam do pracy w szkole, mąż rozpoczął staż lekarski, a nasz synek poszedł do żłobka musieliśmy wspiąć się na wyżyny naszych umiejętności logistycznych. 

Wtedy z pomocą przybyła nam marka PLANU (KLIKNIJ TU) od której, w ramach współpracy, otrzymaliśmy kalendarz ścienny. To zdecydowanie najlepsza opcja dla rodziny, gdyż wszelkie ważne sprawy są zebrane w jednym miejscu, widocznym dla wszystkich domowników

Planując, spędzamy razem czas, dbamy o wspólne, ale i indywidualne potrzeby, a także uczymy naszego synka skutecznej organizacji (więcej o tym napiszę poniżej). 



Cieszę się, że planer PLANU stał się kluczowym narzędziem naszej organizacji. Dlaczego warto go mieć?

  • Jest SUPER(sucho)ścieralny, dzięki czemu możemy zmazywać i edytować poszczególne plany.
  • Posiada magnetyczną powłokę, można przyczepić go do lodówki, ale i umieścić na nim magnetikony, pisaki, gąbki czy magnetyczną listę zakupów. Nasza lodówka jest obudowana, ale w zestawie są też taśmy i instrukcja montażu, a na stronie Planu dostępne są różne opcje: na lodówkę i ścianę, które także można oprawić w ramę.
  • Jest funkcjonalny i piękny. W końcu przygotowali go doświadczeni rodzice dla innych rodziców. Początkowo stworzyli planer wyłącznie dla siebie, ale pomysł tak bardzo spodobał się znajomym, że prosili o wykonanie kolejnych. Dzięki temu dziś i my możemy go mieć.
  • Posłuży na lata. Nie jest to tradycyjny kalendarz z nadrukowanym rokiem, miesiącem czy dniami tygodnia. Wszystko uzupełniamy w rubrykach sami. To dobra decyzja dla środowiska i naszego portfela.
  • Planery mają różne rozmiary, każdy może dostosować go do swojego wnętrza.
  • W ofercie dostępne są także dodatkowe planery, np. planer posiłków.
  • Co ciekawe, wiele pięknych wzorów (liście, ucznioplan czy plandownik) powstało we współpracy z polskimi ilustratorami.

2. KALENDARZ SZKOLNY
Korzystałam z niego w okresie licealnym, podczas studiów i wciąż jestem mu wierna. To właśnie tu rozpisuję swoje plany zawodowe, tj. tematy lekcji, sprawdziany, spotkania, rady pedagogiczne, dyżury czy nowe wpisy blogowe. W kalendarzu szkolnym planuję tak naprawdę cały rok. Zapisuję tu także wizyty lekarskie, urodziny i imieniny bliskich czy terminy rozliczeń, dzięki czemu zyskuję pewność, że o niczym nie zapomnę. 


W jaki sposób warto planować w kalendarzu szkolnym?
  • Wybierz kalendarz, który będziesz mógł/mogła wszędzie zabrać.
  • Podczas zakupów zwróć uwagę na układ. Osobiście zawsze wybieram tygodniowy, dzięki czemu widzę swoje plany na każdy dzień tygodnia.
  • Planuj z wyprzedzeniem. Rozpisz estetycznie ważne wydarzenia (wizyty lekarskie, urodziny, święta, urlop...), a następnie regularnie rano lub wieczorem rozpisuj zadania na kolejny dzień. 
  • Notuj systematycznie. W ten sposób wyrobisz w sobie nawyk planowania.
  • Przygotuj tematyczne naklejki, kolorowe długopisy i zakładki, które ułatwią Ci planowanie.

3. KARTKA Z ZADANIAMI
Poza dwoma powyższymi metodami, tworzę także dzienne listy, to-do. Jestem wzrokowcem i odhaczanie zrealizowanych zadań oraz poczucie dużej aktywności w ciągu dnia, zawsze mnie motywują i sprawiają mi radość. Czasami stosuję zasadę 1+3, tzn. wyznaczam 1 duże zadanie i 3 mniejsze. Niekiedy jest to lista "kilku minut", gdzie w krótkim czasie szybko i dobrze wykonuję wiele małych "kroków".

Najczęściej jednak wypisuję kilkanaście szczegółowych punktów, które chcę zrealizować w danym dniu. Wśród nich są nasze rutynowe zadania, tj. praca, gotowanie obiadu, pranie czy odkurzanie, ale i inne, ważne działania, tj. sprawy urzędowe, przygotowanie tutorialu czy przesadzenie roślinek. Zdecydowanie, jak wspominałam, im więcej mam na głowie, tym lepiej jestem zorganizowana. Pod warunkiem, że wszystko mam spisane.


Są jednak osoby, które działają zgodnie z Efektem Zeigarnika. Pojęcie to powstało na podstawie doświadczenia, podczas którego kelnerzy zbierali zamówienia bez zapisywania. Co ciekawe, lepiej zostały zapamiętane te, które nie były z góry opłacone. Zauważono wówczas, że ludzie pamiętają o sprawach niedokończonych, czyli takich, które rozpoczęto i odłożono ich realizację na później. Niekiedy właśnie tak zbiera się najlepsze pomysły. Powstaje tzw. "otwarta pętla", wciąż myślimy o tym zadaniu, wracamy do niego myślami i nie daje nam to spokoju, dopóki tego nie dokończymy. 



4. BUJO (Bullet Journal)
Od kiedy dowiedziałam się, czym jest bujo, kupiłam pierwszy zeszyt w kropki, a także ukończyłam kurs myślenia wizualnego (myślografii) postanowiłam przynajmniej raz w miesiącu wygospodarować czas, zebrać swoje rękodzielnicze pomysły i graficznie je rozrysować. Nie zawsze korzystam z kolorowych kredek czy pisaków. Czasami wystarczy mi niebieski długopis i dobry pomysł. Wciąż uważam, że prowadzenie kreatywnego zeszytu jest czasochłonne, dlatego stawiam na estetyczne, ale i proste rozwiązania. To mnie odpręża, cieszy, ale i pozwala zebrać blogowe pomysły w jednym miejscu. 


Dlaczego wiele osób nadal ma problem z planowaniem w bujo, zaczyna i kończy przygodę z rozczarowaniem po kilku stronach? Być może wynika to z przyzwyczajenia do gotowców, perfekcjonizmu i wzorowaniu się na idealnych inspiracjach, nieumiejętności planowania lub faktycznego braku potrzeby rozpisywania wszystkiego, albo ograniczenia czasowego. 
  • Czy planowanie w bujo jest odpowiednie dla Ciebie? Nie przekonasz się, jeśli nie spróbujesz. 
  • Daj sobie szansę. Nie rezygnuj, gdy coś nie sprosta Twoim oczekiwaniom. Nie skreślaj wszystkiego. Czerp z tego radość i nie porównuj swoich notesów do innych (zwłaszcza tych perfekcyjnych).
  • Mniej niekiedy znaczy więcej. Zgodnie z zasadą PARETO, 20% działań przynosi 80% efektów. Być może nie dostrzeżesz ich od razu, ale z czasem zobaczysz, że wypracowane podstawy planowania będą owocowały podczas dalszego etapu tworzenia.
  • Bullet journal nie musi być notesem do wszystkiego. Może, ale nie musi. W moim przypadku jest to zeszyt z pomysłami rękodzielniczymi/ miesięcznymi i ładnymi grafikami, gdy mam na to czas. 
  • Porzuć schematy. Poczuj, co Ci w duszy gra. Nie musisz mieć talentu plastycznego i niesamowitych narzędzi. Bądź sobą. 



5. PLANDOWNIK - PLANU
Pomyśleliśmy, że skoro Ignacy uwielbia magnetikony i często towarzyszy nam podczas planowania, warto powoli wdrożyć go w naukę planowania w formie zabawy. Planer dla dziecka wspiera jego samodzielność. Ignaś w dowolnym dla siebie momencie przesuwa magnesy, które informują o wykonanej czynności. Dodatkowo przyczynia się on do maleńkiej samoorganizacji naszego dwulatka, ale i bez wątpienia buduje poczucie wartości. Ignacy cieszy się, gdy pytamy go o wykonanie danego zadania, bijemy brawo i cieszymy się, kiedy przesuwa magnes. Chciałabym, aby w przyszłości planowanie było dla niego czymś łatwym.




TWOJE PLANOWANIE

Jestem ogromnie ciekawa czy planujesz i jak wygląda Twój sposób na skuteczną organizacje czasu? Co daje Ci największe efekty, a z czym masz największą trudność?

Mam małą nadzieję, że powyższy wpis, o który prosiło tak wiele osób, przyczyni się do podjęcia przez Was decyzji o regularnym planowaniu, ale przede wszystkim zachęci Was do działania.

Jeśli poszukujesz dodatkowych wskazówek, nie krępuj się, napisz do mnie. Świetnym przewodnikiem w temacie planowania, ustalania priorytetów, organizacji pracy i realizacji zadań jest książka Briana Tracy`ego pt. "Zjedz tę żabę!". Zgodnie z myślą przewodnią tej lektury właśnie "zjadłam żabę", czyli wykonałam duże zadanie z rana, które było na mojej liście od tygodni, przyniosło mi to pewnego rodzaju ulgę i ogromną satysfakcję. Być może to właśnie ona pomoże Ci, tak jak i mi, zmotywować się do działania, poprawić wydajność swojej pracy i osiągnąć upragniony cel.

Zobacz także

7 komentarzy

  1. Dzięki Tobie planuję ❤

    OdpowiedzUsuń
  2. Jak zawsze super zorganizowana i sumienna. Brawo.

    OdpowiedzUsuń
  3. Planer rodzinny mamy, ale inny. Bujo i plany w notion do tego i jest idealnie :D

    OdpowiedzUsuń
  4. Bardzo przydatny ten planner��‍♀️ dobre zorganizowanie jest bardzo istotne

    OdpowiedzUsuń

Serdecznie dziękuję za komentarze :)